Американский университет в Центральной Азии

Создание единой информационной системы для управления операционными и академическими процессами на базе SAP ERP обеспечивает повышение эффективности деятельности университета

11 голосов
Американский университет в Центральной Азии представляет собой международное мультидисциплинарное сообщество в лучших традициях американского образования в сфере гуманитарных наук. Миссия АУЦА — воспитание будущих лидеров демократических преобразований в Центральной Азии. В учебный план университета включены подготовительная программа, 14 программ для бакалавров и 4 магистерские программы. АУЦА — первый университет в Центральной Азии, который благодаря партнерству с Бард-колледжем присуждает аккредитованные степени США в сфере гуманитарных наук.
  • Название
    Американский университет в Центральной Азии
  • Количество сотрудников
    249
  • Отрасль
    Образование
  • Операционная выручка в 2017 году
    Более 8 млн долл.
  • Головной офис
    Бишкек, Киргизия
  • Адрес сайта

    auca.kg

Начало

Начало

Руководству университета не хватало целостного представления об исполнении бюджета, точности в управлении грантами, прозрачности в закупках материалов, активов и услуг, гибкости в управлении академической структурой. Консолидация данных осуществлялась вручную, приводя к ошибкам и излишней загрузке сотрудников. Возникали сложности с управлением материальными потоками и учебными ресурсами, а при закрытии отчетного периода успех работы полностью зависел от степени участия в ней ИТ-персонала. Отсутствовала возможность получения в режиме реального времени детальной и всесторонней информации о каждом студенте. Ни у студентов, ни у преподавателей не было доступа к собственным данным по загрузке, лекциям, оплатам и пр.

Платформа SAP была выбрана как наиболее соответствующая современным и будущим потребностям АУЦА в централизации информации для управления, обеспечения качества и достоверности данных с целью принятия стратегических решений.

  • Цели
    • Объединение разрозненных систем в единую базу данных
    • Расширение аналитики в части финансового и налогового учета
    • Интеграция данных для формирования сквозных отчетов по финансовым и академическим процессам

Реализация

Реализация

АУЦА первым в Киргизии внедрил промышленную ERP-систему на базе SAP. В ходе проекта проведен реинжиниринг незрелых бизнес-процессов, объединены разрозненные системы бухгалтерского и кадрового учета, расчета заработной платы, а также учета данных о жизни студента в стенах университета.

Обеспечен доступ к системе через мобильные приложения, реализована возможность удаленной работы.

Отмечавшееся поначалу активное нежелание пользователей осваивать новые инструменты постепенно сменилось пониманием масштабных возможностей внедренного решения, и теперь отношение к нему исключительно положительное.

Решения SAP
  • SAP ERP: FI, FI-AA, MM, FI-CA, FI-FM, GM, СО, HCM, TEM
  • SAP Student Lifecycle Management (SLcM)

Как стало

Как стало

Подразделения АУЦА работают в единой информационной системе с релевантными и интегрированными между собой данными. Снизились время и издержки, затрачиваемые на планирование и обработку данных.

Ощутимо сократились периоды подготовки отчетов по полученным грантам. Теперь в системе можно увидеть исполнение бюджета в разрезе конкретного гранта, поддержки и отдельных статей расхода.

Формирование управленческих отчетов ускорилось, появилась возможность всесторонней детальной аналитики благодаря повышению вовлеченности сотрудников в процессы и увеличению объема данных в системе.

Значительные изменения претерпел процесс подбора персонала. Повысилась степень вовлеченности руководителей в процессы управления талантами.

Улучшилось качество самостоятельной работы студентов: на специальном портале они могут регистрироваться на модули, изменять личные данные, моделировать прогресс в своем обучении.

Обеспечен прозрачный расчет зарплат с учетом доплат, квалификации и нагрузки.

Результат

Информация по различным видам бизнеса стала однородной. Обеспечено качественное взаимодействие между подразделениями. Получена возможность накапливать статистическую информацию для ее последующего использования в стратегическом планировании, а также проводить качественный анализ по всем значимым позициям управления с учетом внешних факторов. Оперативные отчеты позволяют повысить эффективность работы сотрудников за счет концентрации на выполнении их обязанностей. Внедрение системы дистанционного обучения дает возможность персоналу расширять знания о решениях SAP и постоянно повышать уровень профессионализма. За счет тесного взаимодействия между подразделениями укрепился командный дух всего коллектива университета. АУЦА стал первым в Центральной Азии членом Университетского альянса SAP.

Сделан серьезный шаг в сторону применения современных методов ведения бизнеса, мы получили ценный опыт в изучении возможностей ERP-системы

— Эндрю Вахтель, экс-президент АУЦА