ПАО «Силовые машины»

Внедрение SAP Extended ECM by Open Text позволило компании «Силовые машины» оптимизировать договорную деятельность, снизить управленческие риски и повысить качество обработки документов

120 голосов
ПАО «Силовые машины» — глобальная энергомашиностроительная компания, входящая в число ведущих мировых производителей. Компания специализируется на проектировании, изготовлении и поставке соответствующего международным стандартам оборудования для атомных, тепловых и гидроэлектростанций. Ключевая компетенция предприятия, на долю которого приходится около 70% рынка энергетического оборудования России и СНГ, ― комплексные проекты в сфере электроэнергетики.
  • Название
    ПАО «Силовые машины»
  • Количество сотрудников
    > 16 тыс.
  • Отрасль
    Энергетическое машиностроение
  • Операционная выручка в 2016 году
    77 млрд руб. (по МСФО)
  • Головной офис
    Санкт-Петербург
  • Адрес сайта
    www.power-m.ru

Начало

Начало

Долгое время для работы с электронными документами сотрудники «Силовых машин» использовали систему, развернутую на платформе Microsoft SharePoint, при этом существенная часть процесса согласования не была автоматизирована, согласование осуществлялось, в том числе по электронной почте. Было принято решение о необходимости внедрения новой системы, которая позволила бы существенно ускорить согласование и оформление договоров. Поскольку ключевые бизнес-процессы компании поддерживаются платформой SAP ERP, для системы электронного согласования договоров тоже выбрали решение на базе SAP.

  • Цели
    • Построение единой информационной среды для согласования договоров (единое информационное пространство, единые правила)
    • Анализ бизнес-процессов, возможность управления и совершенствования на основании данных аналитики
    • Контроль выполнения задач, находящихся на согласовании
    • Прозрачность процесса согласования, сохранение истории
    • Сокращение сроков согласования документов
    • Внедрение системы, предусматривающей возможность расширения и развития

Реализация

Реализация

В целях плавного перехода на электронную систему согласования договоров (ЭССД) сохранены основные принципы текущих процессов с возможностью дальнейшей доработки и настройки по результатам анализа и мониторинга процессов в системе.

Определение полей, обязательных к заполнению инициаторами для запуска документа на согласование, основано на балансе между запросами согласующих служб и упрощением процесса для инициаторов.

Сегодня несколько сотен сотрудников постоянно используют ЭССД, в которой хранится уже более 28 тыс. документов.

Решения SAP
  • SAP Extended ECM by Open Text

Как стало

Как стало

Все участники процесса согласования договоров работают в единой информационной среде, что значительно упростило процесс и обеспечило его полную прозрачность. Появилась возможность управлять потоком документов, переданных на согласование. Встроенная отчетность позволяет контролировать не только количество задач с просроченным сроком обработки, но также подразделения и конкретных сотрудников, отстающих от установленного графика.

Маршруты прохождения договоров унифицированы и автоматизированы, реализован гибкий механизм их генерации. В системе сохраняется история согласования, все версии документов хранятся в едином архиве.

Результат

Организован эффективный способ параллельного электронного согласования документов для корпоративной структуры с территориально удаленными подразделениями. Сократились сроки согласования, сохраняется история согласования, поддерживается версионность согласованных документов. Система ведет к унификации и упрощению бизнес-процесса за счет работы всех участников в единой информационной среде, которая предполагает прозрачность и контроль. Заложен фундамент для создания и развития корпоративной системы электронного документооборота.

Единая система согласования и хранения договоров обеспечила централизованный доступ ко всем необходимым договорам и позволяет контролировать исполнительскую дисциплину в компании

— Ольга Фадеева, директор по юридическим вопросам ПАО «Силовые машины»